giovedì 11 dicembre 2008

Scheda carburante

Le schede carburanti rappresentano i documenti necessari a dimostrare ai fini fiscali l'acquisto del carburante per i propri autoveicoli. Senza una scheda correttamente compilata non sarà quindi possibile detrarre l'iva e dedurre il costo.

Tali documenti sono stati oggetto di numerose modifiche nel corso degli anni. La disciplina più recente a cui fare riferimento è il Dpr n.444 del 1997.

È prevista l'istituzione di una scheda per ogni veicolo. Il veicolo deve essere intestato al soggetto passivo d'imposta (come previsto dalla circolare n.205 del 1998). In alternativa è anche possibile che lo stesso sia detenuto ad altro titolo (leasing, comodato, noleggio, ecc.) regolarmente documentato. La scheda può essere mensile o trimestrale a scelta del contribuente a prescindere dal tipo di liquidazione iva.

Gli elementi obbligatori della scheda carburante sono:

  • gli estremi di individuazione del veicolo (targa, modello, numero di matricola del telaio, ecc.)
  • la ditta, la denominazione o ragione sociale, ovvero il cognome e il nome, il domicilio fiscale e il numero di partita Iva del soggetto d'imposta che acquista il carburante

Se l'auto è di proprietà di un dipendente che la utilizza per il datore di lavoro la scheda deve indicare anche i dati identificativi del dipendente.

L'indicazione del numero di targa (o del numero di matricola se veicolo non targato) sulla scheda carburante è stato ritenuto dalla Cassazione indispensabile per usufruire della deduzione del costo (sentenza n.21769 del 2005) e della detrazione dell'iva (sentenza n.19820 del 2008).

I dati da indicare sulla scheda da parte dell'addetto all'atto di ogni rifornimento sono (ex art.3 Dpr n.444 del 1997):

  • la data in cui viene effettuato il rifornimento
  • l'ammontare della spesa sostenuta al lordo dell'Iva
  • i dati identificati del distributore di carburante anche tramite un timbro

L'addetto dovrà poi apporre la sua firma sulla scheda (elemento indispensabile come chiarito dalla circolare n.205 del 1998 e come più volte confermato dalla giurisprudenza, vedi Cassazione sentenza 21941 del 2007). Tutti gli elementi indicati devono obbligatoriamente apparire sulla scheda carburante perché questa sia regolare.

Per quanto infine riguarda la registrazione delle schede carburanti sono previste le seguenti regole:

  • ciascuna scheda carburante dovrà essere trattata contabilmente come una fattura d'acquisto seguente le stesse modalità e scadenze di registrazione previste per le fatture ordinarie (rispettando quando previsto dall'articolo 25 del Dpr 633/1972). Anche per quanto le modalità di tenuta e conservazione si applicano le norme ordinarie previste dall'articolo 39 del Drp 633/1972
  • annotare sulla scheda il numero dei chilometri percorsi dal veicolo alla fine del mese o del trimestre di riferimento

I contribuenti che si trovano nella condizione di poter esercitare la detrazione dell'Iva devono necessariamente provvedere alla registrazione nel registro degli acquisti della scheda carburante (circolare n.59 del 2001, punto 3.1), numerata seguendo la progressione numerica del registro. Per coloro che non possono detrarre l'Iva (ai sensi dell'articolo 19 bis-1 del Testo Unico Iva) è possibile non annotare la scheda carburante sul registro Iva ma registrarla semplicemente come costo in contabilità (come previsto dall'articolo 6, c. 7, del DPR n.695 del 1996 e confermato dalla circolare n.59 del 2001).

L'annotazione dei chilometri è stata introdotta per evitare abusi artificiosamente gonfiando l'importo del carburante acquistato. L'amministrazione finanziaria potrà, in sede di accertamento, valutare se il consumo di carburante è congruo in relazione ai chilometri effettuati dal veicolo. Per quanto riguarda il caso del dipendente che utilizza la propria autovettura per conto del datore di lavoro, l'annotazione dei chilometri deve riguardare solo quelli relativi all'attività d'impresa (circolare n.39 del 1977).

Come ultima annotazione si segnala che nel caso di acquisto di carburante con il sistema del self service (in orario notturno o in assenza del personale dell'impianto) non si applica la disciplina della scheda carburante come indicato nella circolare n.205/E del 1998. In tal caso si applica la disciplina della fatturazione a richiesta del cliente. In parole povere sarà necessario recarsi al distributore con lo scontrino dell'impianto di self-service per avere una regolare fattura.

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