mercoledì 27 ottobre 2010

Comunicazione dell'impronta dei documenti digitalizzati

L'Agenzia delle Entrate, forse complice l'euforia per la realizzazione del nuovo sito, ha emesso il provvedimento n. 2010/143663 del 27 ottobre 2010 per regolamentare le modalità di trasmissione delle impronte degli archivi digitali.

Per capire di cosa stiamo parlando occorre fare un passo indietro. La normativa per la conservazione sostitutiva attraverso modalità digitali dei documenti fiscali esiste nel nostro paese già dal 2004. Con il decreto 23 gennaio 2004 sono stati disciplinati i sistemi con i quali i contribuenti possono digitalizzare tutti i documenti fiscali (fatture, registri iva, dichiarazioni dei redditi, libri contabili, ecc.) in modo che le copie digitali siano riconosciute valide dal Fisco a tutti gli effetti di legge. Una volta effettuato tale passaggio è quindi in teoria possibile distruggere tutto il cartaceo con evidenti risparmi.
L’articolo 5 del decreto prevedeva però che fosse necessario inviare all'Agenzia delle Entrate una sorta di impronta digitale dell'archivio:
1. Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.
2. Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare unitamente a quelli del precedente comma.
3. Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo. l’invio all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale, rinviando a un successivo provvedimento del direttore delle Entrate, la definizione degli ulteriori dati ed elementi da comunicare.
Il provvedimento indicato si è fatto attendere ben sei anni ma meglio tardi che mai.
L'impronta di cui si parla, necessaria come dice l norma per estendere la validità dei documenti informati fino al termine di conservazione fino a che permane, ai fini tributari, l’obbligo di conservazione, non è altro che un codice che assicura all'Agenzia delle Entrate che il file non è più stato modificato. L'esigenza del Fisco è infatti quella che la situazione documentale venga cristallizzata ad una certa data e che non sia ovviamente più modificabile.

La comunicazione, da eseguire ovviamente in modalità telematica diretta o con intermediario, dell'impronta dei documenti fiscali relativi all'esercizio 2010 dovrà quindi essere fatta entro il 31 gennaio 2012 (ipotizzando la scadenza della dichiarazione al 30 settembre 2011).
Considerando che la conservazione sostitutiva è in teoria possibile già dal 2004 il provvedimento stabilisce che la comunicazione dell'impronta per gli archivi relativi ad esercizi anteriori al 2010 dovrà anch'essa essere effettuate entro il 31 gennaio 2012.

I dati da indicare nella comunicazione, tralasciando quelli anagrafici, sono:
  • Luogo di conservazione dell’archivio informatico o della evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta.
  • Impronta generata dall’archivio informatico o della evidenza informatica che contiene o si riferisce ai documenti sotto elencati. L’impronta deve essere generata utilizzando gli algoritmi di hashing previsti dalla vigente normativa. L’impronta va indicata in formato stringa.
  • Marca temporale, in formato base64, apposta sull’archivio informatico o sulla evidenza informatica di cui si sta inviando l’impronta.
  • Tabella contenente le indicazioni dei documenti a cui l’impronta si riferisce
  • Numero di tipologie differenti di documenti presenti nell’archivio
  • Tipologia del documento scelta dall’elenco previsto
  • Numero di documenti della tipologia indicata
  • Data di inizio validità dei documenti della tipologia indicata (ad esempio, per le fatture, la data di emissione della prima fattura archiviata)
  • Data di fine validità dei documenti della tipologia indicata (ad esempio, per le fatture, la data di emissione dell’ultima fattura archiviata)
Gli ultimi quattro punti sono da ripetersi per ogni tipologia di documento evidentemente.
Posta un commento